Nulová schránka

Nulová schránka je koncept, o kterém se píše na zahraničních i našich webech. Jde o to udržovat složku doručené pošty ve své schránce prázdnou. Všechno, co tam přijde, vyřídit, přeposlat, založit, ale hlavně odstranit z doručené pošty. Udržovat podobný systém je zpočátku trochu obtížné, protože to vyžaduje neobvyklé rozhodování.

Prvním krokem je vyprázdnit doručenou poštu. Zní to děsivě a nezvládnutelně, ale existuje na to jednoduchý krok: vytvořit dočasnou složku s názvem Vytřídit (nebo něco podobného) a do ní veškerou doručenou poštu přesunout. Vypadá to jako hloupost, ale má to skvělý psychologický efekt. Získáte pocit, že začínáte s čistým štítem. Prázdná schránka, to vypadá tak hezky, jakoby se člověk najednou zbavil spousty stresu. To samozřejmě neznamená, že se na ty emaily už nikdy nepodíváte, budete je přece třídit a zpracovávat, ale můžete to dělat postupně. I kdybyste tomu věnovali jen deset minut denně, emailů k vyřízení bude ubývat, až jednou dojdete na konec. Možná rychleji, než byste čekali. Spousta starých emailů totiž už nebude aktuální. Budete je moci bez výčitek svědomí archivovat nebo smazat.

Druhým krokem je naučit se rychlému vyřizování emailů. K tomu potřebujete jednoduchý rozhodovací proces. V zásadě je pět věcí, které můžete s emailem udělat: vyhodit (doporučuji!), přeposlat, odpovědět, archivovat, udělat úkol.

Pět věcí, které můžete udělat s emailem

Každý den nám přicházejí do schránky emaily, v některých jsou důležité informace nebo úkoly, jiné jsou nedůležité nebo třeba otravné. Obvykle je necháme ve složce doručené pošty, kde se hromadí důležité s nepodstatným, a vzniká chaos. Ideální by bylo, kdybychom byli schopni veškerou došlou poštu roztřídit tak, abychom úplně vyprázdnili složku doručené pošty a pak ji také udržovali prázdnou.

Zní to jako utopie, ale je to možné.

Celý zázrak sestává ze dvou částí: vytřídění stávající pošty a pak průběžné zpracovávání nově došlých emailů.

Vytřídění toho, co už v poště máme, je dost velký úkol, nejspíš jsou tam stovky nebo tisíce emailů. Takže to uděláme jednoduše: založíme novou složku s názvem vytřídit a přesuneme tam veškerou došlou poštu.

Všechny nové emaily roztřídíme podle následujícího postupu na vyhodit, archivovat, přeposlat, odpovědět, udělat. Tím udržíme složku doručené pošty stále prázdnou.

Současně s tím začneme zpracovávat i složku vytřídit. Bude to nějakou dobu trvat, ale ta úleva, až se vší té staré zátěže zbavíme.

Koš

Co jednou vyhodíš, to už nikdy nebudeš muset uklízet.

Tohle platí jak ve skutečném světě, tak i v tom virtuálním. Spousta emailů si nic jiného než koš nezaslouží. Ještě lepší by bylo, kdybychom takové emaily nedostávali. Bývají to informace z různých serverů, kam jsme se kdysi zaregistrovali, ale už nás to nezajímá, rádoby zábavné prezentace, které už jsme viděli desetkrát, řetězové dopisy s žádostmi a informacemi.

K těm řetězovým dopisům: snadno se takto šíří nesmyslné informace, které laikovi můžou připadat logické, ale odborník hned vidí, že jde o hloupost. Když jste v pochybnostech, zkuste se podívat do databáze poplašných zpráv a řetězových emailů www.hoax.cz. Ty běžné jsou tam popsané a je u nich i vyjádření odborníků. Tím spíš, když něco takového chcete rozeslat dál. Jistě se nechcete ztrapňovat tím, že budete posílat nesmysly.

Informace – achivovat

Jsou to například emaily s přístupovámi údaji do různých služeb. Ve složce doručené pošty by překážely, lepší je dát je do zvláštní složky. Díky možnosti vyhledávat v emailech budou stále k nalezení, ale nebudou se plést mezi ostatními emaily.

Může se vám hodit dvojí archivace – trvalá a dočasná. Do té dočasné bych umístila věci, o kterých vím, že za měsíc nebo dva ztratí na aktuálnosti, ale zatím je potřebuju. Čas od času bych složku dočasně archivovaných emailů pročistila a zbavila se věcí, které už nejsou aktuální.

Samozřejmě, že těch složek k archivaci můžete mít víc podle projektů nebo okruhů činností, kterými se zabýváte. Ale zase by se to nemělo zvrhnout v nepřehlednou změť složek, ve kterých bude problém se orientovat. Někdy člověk nadšeně vytvoří úžasný promyšlený a komplexní systém, ale po čase zapomene, jak to vlastně mělo fungovat a systém se promění v nefungující chaos.

Mě se to stalo, vytvořila jsem úžasný systém, ale stejně jsem spíš hledala podle odesílatele nebo podle klíčových slov, protože je to jednodušší. Ono navíc toho hledání – alespoň v mém případě – není tak moc, jen málokdy se vracím ke starým emailům.

Přeposlat

Některé emaily patří spíše někomu jinému, někomu, kdo dokáže danou věc lépe vyřídit. Takže stačí přeposlat a pustit z hlavy. Tohle bude fungovat asi hlavně u firemních emailů.

V soukromých emailech se to může týkat informací, které by mohly zajímat někoho z vašich přátel.

Rozhodně sem nepatří řetězové emaily. Ty doporučuju přeposílat jen výjimečně, když si opravdu jste jisti, že to adresát ocení. A vždycky přitom vymažte všechny ty adresy, které tam zůstaly z předchozího přeposílání.

Odpovědět

Někdy stačí na email jednoduše odpovědět a pak ho můžeme smazat nebo archivovat. Udělejte to co nejdřív a co nejstručněji.

Udělat úkol

V některých emailech jsou úkoly. Nemusí to být jen pracovní věci od šéfa a nemusí tam ten úkol být vyjádřen jasně. Třeba když dostanete odkaz na video, které chcete vidět nebo tip na věc, kterou chcete koupit.

Pro takové emaily si zase můžeme připravit zvláštní složku.

Zvláštním druhem úkolů můžou být věci k přečtení. Jsou to různé eziny, elektronické magazíny, newslettery a podobně. Chceme je přečíst, ale nespěchá to. Takže si je odložíme do příslušné složky na dobu, kdy na ně bude čas. Když se ten čas nenajde, tak je prostě po čase smažeme. Většinou se pro podobné emaily dá udělat i filtr, aby se emaily rovnou zařadily do příslušné složky a vůbec se neobjevily v doručené poště.