Nulová schránka

Co to je? Pojem nulová schránka znamená ten velmi příjemný stav, kdy ve své emailové schránce v doručené poště nemáte vůbec nic. Že jste všechny příchozí emaily vyřídili, uklidili, zařadili, prostě nic už tam není. Pro člověka, který bojuje se stovkami nebo tisíci emaily a denně dostává dvacet, padesát nebo sto dalších, se to může zdát, jako sen a nereálná utopie. Přesto to se správným přístupem je možné.

Nestačí samozřejmě jen schránku vyprázdnit, ale také ji pak prázdnou udržovat. 

Jak dosáhnout nulové schránky během několika minut? Nejjednodušší je vytvořit si složku s názvem @ROZTŘÍDIT a do té přesunout všechny emaily, které v doručené poště máte. Vypadá to jako nesmyslný krok? Kosmetický efekt bez skutečného smyslu? Není to tak. Je to ekvivalent toho, když chcete uklidit skříň a začnete tím, že z ní všechno vyndáte.

Takže tímto krokem jsme si vyprázdnili skříň/schránku a teď je potřeba se naučit, jak prázdnou udržovat.

Jak udržovat doručenou poštu prázdnou? Každý email, který vám tam přijde, je třeba zpracovat a z doručené pošty odstranit. Nic tam nenechávat. Zejména ne věci, které vyžadují nějakou naši akci, které v sobě nesou nějaký úkol.

S příchozím emailem můžeme udělat jen několik málo činností:

 

1.       Přečíst a vyhodit. Emaily, které nesou nějakou informaci, jakmile si je přečtu,můžu je s klidem vyhodit.

2.       Přečíst a archivovat. To jsou takové, které nesou důležitou informaci, o kterou nechci přijít. K archivaci mám dvě složky: trvalou a dočasnou. Do té trvalé dávám třeba výpisy z bankovního účtu. Do té dočasné přijdou emaily, které si chci ještě měsíc nebo dva nechat, ale pak už nebudou aktuální a pak už je můžu s klidem vyhodit. Zapomněla jsem ještě na jednu složku a to jsou doklady do účetnictví. Faktury, účty a podobně, které budu potřebovat, až budu koncem roku dělat účetnictví. Podobných složek můžete mít samozřejmě víc, ale čím víc jich bude, tím složitější bude se v nich  orientovat. Mít třicet složek a v každé pět nebo deset emailů je zbytečné.

3.       Vykonat úkol. Některé emaily v sobě nesou nějaký úkol. Nejjednodušší je, když máme jen odpovědět. Stačí odepsat a email zaarchivovat nebo vyhodit. Někdy je ale ten úkol složitější. Pak je na místě uložit do složky @AKCE nebo s nějakým podobným názvem. Opět platí, že složek může být více, podle projektů, podle okruhů činností, podle zákazníků, ale čím je jich víc, tím složitější to pak pro vás může být. Tuto složku může nahradit označení emailu hvězdičkou, umí to třeba gmail nebo seznam.cz.

4.       Přečíst. Je to vlastně speciální druh úkolu. Věci, které bych si ráda přečetla, ale zrovna na ně nemám čas a když na ně nedojde, nic moc se nestane. Bez této složky se možná klidně obejdete.

5.       Vyhodit do koše. Dělám to s různými řetězovými emaily, reklamními, informačními newslettery. Někdy si je předtím přečtu, někdy ani to ne. Řídím se heslem, že co jednou vyhodím, to už nikdy nebudu muset uklízet.

Když to píšu, napadlo mě, že by se hodila ještě jedna složka, a to s názvem MOŽNÁ. Tam by se hodily takové zprávy, které přinášejí nové nápady, možnosti, věci k promyšlení. Dostanete třeba tip na zajímavou restauraci, webovou aplikaci, divadelní představení nebo inspiraci pro vaši práci. Vyhodit je to škoda, ale úkol to taky není.  

Mimochodem, víte, proč dávám před název složek zavináč? Protože když se pak řadí podle abecedy, zařadí se zavináč úplně na začátek před všechna písmena. A to nejdůležitější by opravdu mělo být na prvním místě, že?