Zřejmě dosti populární zkratka ze slovního spojení Getting Things Done. Takhle se jmenuje kniha Davida Allena, dá se to přeložit jako „Ať jsou věci udělané" nebo tak nějak. Cílem je ukázat čtenářům, jak pracovat efektivněji a přitom bez stresu. Takových knížek je samozřejmě spousta, i v češtině (nevím o tom, že by zrovna tahle byla přeložena), ale asi je dobrá, protože existuje spousta blogů, internetových stránek a diskuzních skupin, které jsou věnovány systému práce založeném právě na poznatcích z této knihy. Bohužel jsem ji nečetla, jen sem tam nějaké útržky informací, které jsem na internetu objevila. Ne že by se nedala sehnat, ale přišla by nejmíň na osmset a to se mi fakt platit nechce. Takže brouzdám po internetu a čtu, co kde najdu.
Odkaz na stránku Davida Allena: http://www.davidco.com.
Jak jsem začala s GTD
Nejdřív jsem o tomto systému time-managementu četla. Na internetu a v angličtině. Zaujal mě, protože se potýkám s tím, že nestíhám všechno to, co bych stíhat chtěla a občas zůstávají stranou i věci, na kterých mi opravdu záleží. Na spoustu věcí zapomínám. A podle toho, co jsem četla o GTd, je to cesta, jak (skoro) všechny svoje úkoly, projekty, aktivity a plány zachytit a dovést k úspěšnému konci. Stress totiž nepramení jen z toho, že máme hodně práce, ale hlavně z toho, když se snažíme udržet přehled v mnoha věcech a přitom z minulosti víme, že nám často něco uteče. Když jsem četla tolika chvály, samozřejmě to vzbudilo můj zájem a pídila jsem se po dalších informacích. Celý systém popisuje kniha Getting things done od Daviada Allena, v češtině - pokud vím - ještě nevyšla a za anglickou se mi nechtělo platit, takže jsem vyšla z těch střípků, které jsem posbírala po internetu i s tím rizikem, že mi něco uniklo. I to co vím, dává dohromady docela smysluplný systém.
Prvním krokem je zachytit všechny své závazky, plány, úkoly, sny, věci, které dělat musíme nebo chceme, všechno, co v nás budí pocit, že bychom s tím měli něco dělat. Dostat všechno z hlavy. David Allen používá termín "open loops" - otevřené smyčky, což přibližně znamená všechny takové věci, které by potřebovaly, abychom s nimi něco udělali. Samozřejmě, že takových věcí je spousta, ale s tím bychom se neměli znepokojovat, ani se je pokoušet hned zvládnout, v první fázi je jen zachytíme na papír. Smyslem je vyčistit si hlavu.
Pravděpodobně takhle přijdete minimálně na desítky věcí, u kterých máte pocit, že by s nimi bylo třeba něco udělat, od rozbitého fénu až po přípravu dovolené nebo prezentace pro zákazníky.
GTD se hodí nejen na pracovní záležitosti, ale může dobře posloužit i v domácnosti, protože obstarat domácnost a rodinu, to znamená zařídit spoustu různých věci a zorganizovat spoustu záležitostí. Myslím, že spousta velmi schopných manažerů by měla opravdu velké potíže zvládnout "management domácnosti" tak, jak to zvládá průměrná žena.
Prvním krokem je zachytit všechny své závazky, plány, úkoly, sny, věci, které dělat musíme nebo chceme, všechno, co v nás budí pocit, že bychom s tím měli něco dělat. Dostat všechno z hlavy. David Allen používá termín "open loops" - otevřené smyčky, což přibližně znamená všechny takové věci, které by potřebovaly, abychom s nimi něco udělali. Samozřejmě, že takových věcí je spousta, ale s tím bychom se neměli znepokojovat, ani se je pokoušet hned zvládnout, v první fázi je jen zachytíme na papír. Smyslem je vyčistit si hlavu.
Pravděpodobně takhle přijdete minimálně na desítky věcí, u kterých máte pocit, že by s nimi bylo třeba něco udělat, od rozbitého fénu až po přípravu dovolené nebo prezentace pro zákazníky.
GTD se hodí nejen na pracovní záležitosti, ale může dobře posloužit i v domácnosti, protože obstarat domácnost a rodinu, to znamená zařídit spoustu různých věci a zorganizovat spoustu záležitostí. Myslím, že spousta velmi schopných manažerů by měla opravdu velké potíže zvládnout "management domácnosti" tak, jak to zvládá průměrná žena.
GTD - něco málo anglických termínů
INBOX - neboli příchozí, nové položky. Prostor, kam přichází všechny naše nové závazky, úkoly, cíle. Je logické, že budete těchto míst mít víc, něco si napíšete na papír, něco přijde emailem, něco třeba smskou nebo vám někdo zavolá. Měli bychom svoje "inboxy" pravidelně kontrolovat, nejlépe denně. Proto by jich mělo být co nejmíň.
SOMEDAY/MAYBE - znamená to někdy/možná. Patří tam všechny věci, které bychom možná někdy v budoucnu chtěli udělat, ale zrovna teď nejsou aktuální. V češtině bych použila termín "sny".
PROJECTS - projekty, což je v angličtině a v tomto systému slovo širšího významu. Jako projekt se označuje všechno, co vyžaduje více než jednu akci. Projektem tak může být třeba upletení svetru, protože zahrnuje výběr modelu, nákup materiálu, změření budoucího majitele, příprava střihu, vlastní upletení atd.
NEXT ACTION - doslova příští akce. Znamená to úkoly, které mohou být hned a naráz udělány. Měly by to být fyzické akce (žádné promyslet či vymyslet), s jasným výsledkem. Nesmí jim bránit žádný jiný úkol, musí být prostě za daných okolností "udělatelné" bez překážek. Osvědčilo se mi psát je na počátku se slovesem, protože to evokuje, jakou akci to mám udělat. Například: "zatelefonovat Ondrovi a zeptat se ho, kdy má jeho brácha narozeniny". Když si napíšu jen "narozeniny Ondrovo bráchy", nemusím si už za pár dní vzpomenout, co jsem to vlastně chtěla udělat.
WAITING - čekající. Věci, které nejsou uzavřené, hotové, ale čekám na něco, třeba informaci od někoho dalšího nebo na splnění nějakého úkolu někým druhým. Tento seznam bychom si měli čas od času projít a podívat se, jestli něco z něj už není hotové nebo není-li třeba něco zaurgovat.
SOMEDAY/MAYBE - znamená to někdy/možná. Patří tam všechny věci, které bychom možná někdy v budoucnu chtěli udělat, ale zrovna teď nejsou aktuální. V češtině bych použila termín "sny".
PROJECTS - projekty, což je v angličtině a v tomto systému slovo širšího významu. Jako projekt se označuje všechno, co vyžaduje více než jednu akci. Projektem tak může být třeba upletení svetru, protože zahrnuje výběr modelu, nákup materiálu, změření budoucího majitele, příprava střihu, vlastní upletení atd.
NEXT ACTION - doslova příští akce. Znamená to úkoly, které mohou být hned a naráz udělány. Měly by to být fyzické akce (žádné promyslet či vymyslet), s jasným výsledkem. Nesmí jim bránit žádný jiný úkol, musí být prostě za daných okolností "udělatelné" bez překážek. Osvědčilo se mi psát je na počátku se slovesem, protože to evokuje, jakou akci to mám udělat. Například: "zatelefonovat Ondrovi a zeptat se ho, kdy má jeho brácha narozeniny". Když si napíšu jen "narozeniny Ondrovo bráchy", nemusím si už za pár dní vzpomenout, co jsem to vlastně chtěla udělat.
WAITING - čekající. Věci, které nejsou uzavřené, hotové, ale čekám na něco, třeba informaci od někoho dalšího nebo na splnění nějakého úkolu někým druhým. Tento seznam bychom si měli čas od času projít a podívat se, jestli něco z něj už není hotové nebo není-li třeba něco zaurgovat.
GTD - denní a týdenní revize
Revize, původní anglický termín zní "review", nenašla jsem žádný vhodnější český ekvivalent, ale jestli máte nějaký nápad, uvítám ho.
Nemělo by smysl napsat si na papír všechny svoje sny, cíle, úkoly…, kdybychom s nimi dál nic nedělali. Je potřeba si svoje záznamy pravidelně prohlížet. Jenže, ne všechny vyžadují naši denní pozornost. Některé můžeme skouknout jednou za týden, některé možná ještě méně často. To nám samozřejmě šetří čas a umožňuje to, abychom se soutředili na to podstatné.
A co je obsahem takové denní nebo týdenní revize? Protože jsem nečetla knihu, ze které tento systém vychází, nejsem si jistá, co v ní doporučují, takže jsem si prostě vymyslela sama, co potřebuju sledovat denně a co týdně. Ta týdenní revize je pro mě důležitější. Postupuji přitom tak, že se úplně nejdřív věnuju novým věcem (inbox). Pak přijdou na řadu sny (someday/maybe), většinu z nich jen projdu a jen málo z nich zařadím mezi projekty. Pak projdu lístečky ve skupině waiting neboli čekající, jestli už některé z nich nejsou aktuální. A pak přijdou na řadu projekty. Je dobré ke každému z nich určit alespoň jeden úkol (next action), protože tím mám jistotu, že vím, jaké budou nejbližší kroky a že s tím projektem můžu udělat nějaký - byť malý - pokrok. Vadí mi ten pocit, kdy mám něco rozdělaného a nepohnula jsem s tím ani o kousek, potřebuju vědět, že jsem aspoň trošku pokročila směrem k žádoucímu výsledku. Nakonec se věnuju hromádce úkoly (next actions), některé už budou možná udělané, takže je můžu s potěšením roztrhat a hodit do koše. Některé zůstávají na další týden. A pokud tam některý úkol zůstává déle a já ho ne a ne udělat, je dobře se nad tím zamyslet. Nejspíš je tam něco, co mi brání věc udělat. Třeba nějaká chybějící informace nebo třeba nějaké emocionální zábrany.
Nemělo by smysl napsat si na papír všechny svoje sny, cíle, úkoly…, kdybychom s nimi dál nic nedělali. Je potřeba si svoje záznamy pravidelně prohlížet. Jenže, ne všechny vyžadují naši denní pozornost. Některé můžeme skouknout jednou za týden, některé možná ještě méně často. To nám samozřejmě šetří čas a umožňuje to, abychom se soutředili na to podstatné.
A co je obsahem takové denní nebo týdenní revize? Protože jsem nečetla knihu, ze které tento systém vychází, nejsem si jistá, co v ní doporučují, takže jsem si prostě vymyslela sama, co potřebuju sledovat denně a co týdně. Ta týdenní revize je pro mě důležitější. Postupuji přitom tak, že se úplně nejdřív věnuju novým věcem (inbox). Pak přijdou na řadu sny (someday/maybe), většinu z nich jen projdu a jen málo z nich zařadím mezi projekty. Pak projdu lístečky ve skupině waiting neboli čekající, jestli už některé z nich nejsou aktuální. A pak přijdou na řadu projekty. Je dobré ke každému z nich určit alespoň jeden úkol (next action), protože tím mám jistotu, že vím, jaké budou nejbližší kroky a že s tím projektem můžu udělat nějaký - byť malý - pokrok. Vadí mi ten pocit, kdy mám něco rozdělaného a nepohnula jsem s tím ani o kousek, potřebuju vědět, že jsem aspoň trošku pokročila směrem k žádoucímu výsledku. Nakonec se věnuju hromádce úkoly (next actions), některé už budou možná udělané, takže je můžu s potěšením roztrhat a hodit do koše. Některé zůstávají na další týden. A pokud tam některý úkol zůstává déle a já ho ne a ne udělat, je dobře se nad tím zamyslet. Nejspíš je tam něco, co mi brání věc udělat. Třeba nějaká chybějící informace nebo třeba nějaké emocionální zábrany.
Žádné komentáře:
Okomentovat